Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba informacji, które trzeba na bieżąco kontrolować. Jedną z nich jest czas pracy pracowników. Przy kilku osobach można jeszcze poradzić sobie z prostym arkuszem, jednak przy większym zespole ręczne zapisywanie godzin szybko staje się niewygodne.

Właśnie dlatego przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po elektroniczne systemy RCP.

Na czym polega rejestracja czasu pracy?

Rejestracja czasu pracy polega na zbieraniu informacji dotyczących między innymi rozpoczęcia i zakończenia pracy. W zależności od zastosowanego systemu można również rejestrować przerwy, nieobecności, urlopy czy nadgodziny.

Trzeba przy tym pamiętać, że RCP i ewidencja czasu pracy nie są dokładnie tym samym. Ewidencja ma szerszy zakres i służy celom określonym w przepisach prawa pracy. Art. 149 Kodeksu pracy wskazuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Jakie funkcje powinien mieć dobry system RCP?

Przed wyborem konkretnego rozwiązania warto zastanowić się, czego faktycznie potrzebuje firma. Podstawą jest oczywiście możliwość rejestrowania wejść i wyjść, ale przy codziennym użytkowaniu przydatne mogą być także dodatkowe funkcje.

1. Rejestracja wejść i wyjść

To podstawowa funkcja każdego systemu RCP. Informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy są zapisywane elektronicznie, dzięki czemu nie trzeba korzystać z papierowej listy.

LOV111VOL umożliwia rejestrowanie wejść i wyjść pracowników z dokładnością do minuty.

2. Obsługa grafików

W wielu firmach pracownicy nie mają identycznych godzin pracy. Z tego powodu możliwość tworzenia indywidualnych harmonogramów jest istotna szczególnie w przypadku pracy zmianowej.

System LOV111VOL pozwala tworzyć grafiki oraz obsługiwać nietypowe harmonogramy pracy.

3. Raporty

Same dane o godzinach pracy nie zawsze są wystarczające. Przydatne jest również ich przedstawienie w formie raportów.

LOV111VOL oferuje raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne oraz możliwość eksportu zgromadzonych danych, między innymi do Excela.

Takie zestawienia mogą ułatwić pracę osobom odpowiedzialnym za administrację i kadry.

4. Możliwość pracy offline

Nie każda firma może zagwarantować stałe połączenie z internetem. Dlatego możliwość działania systemu w sieci lokalnej lub bez dostępu do internetu może być praktycznym rozwiązaniem.

Według informacji dostępnych na stronie LOV111VOL aplikacja może działać offline i być wykorzystywana w sieci lokalnej.

5. Uprawnienia użytkowników

W przypadku większych zespołów warto również zwrócić uwagę na możliwość zarządzania dostępem. Nie każdy użytkownik musi mieć możliwość przeglądania wszystkich danych.

LOV111VOL oferuje kontrolę dostępu i różne poziomy uprawnień, dzięki czemu sposób korzystania z systemu może zostać dopasowany do struktury firmy.

Elektroniczna RCP zamiast papierowej listy

Przejście z papierowej dokumentacji na rozwiązanie cyfrowe może uprościć wiele codziennych czynności. Zamiast ręcznego sprawdzania zapisów i przepisywania danych można korzystać z informacji zgromadzonych w jednym systemie.

Nie oznacza to oczywiście, że sam program automatycznie rozwiązuje wszystkie obowiązki pracodawcy. System powinien być traktowany jako narzędzie wspierające prawidłową organizację i dokumentowanie czasu pracy.

Dla jakich firm sprawdzi się RCP?

Elektroniczna rejestracja może być przydatna między innymi w firmach zatrudniających pracowników zmianowych, przedsiębiorstwach usługowych, biurach, zakładach produkcyjnych czy organizacjach, w których pracownicy mają indywidualne harmonogramy.

Im bardziej złożona organizacja czasu pracy, tym większe znaczenie może mieć automatyzacja zapisu i raportowania.

Jeżeli firma szuka rozwiązania, które pozwala rejestrować godziny pracy, tworzyć grafiki i przygotowywać zestawienia, warto sprawdzić rejestrację czasu pracy oferowaną przez LOV111VOL.